Beste bezoeker,
Door middel van deze privacy en cookie voorwaarden willen wij u goed informeren over ons privacy en cookie
beleid.
Employee Wellbeing Company BV (de beheerder van MyEP) vindt het belangrijk dat er zorgvuldig wordt
omgegaan met persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de eisen
die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt, alsmede met overige toepasselijke
wet- en regelgeving. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.
Als u vragen of opmerkingen heeft over ons privacy en cookie beleid kunt u contact opnemen met Employee
Wellbeing Company BV via: info@EnergyPlatform.nl of per post: Herculesplein 207, 3584 AA, te Utrecht.
Persoonsgegevens en verwerking
Wat zijn persoonsgegevens?
Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie waarmee een natuurlijke persoon geïdentificeerd wordt
(indirect) of identificeerbaar is (direct). Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum en
telefoonnummer.
Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die een gevoeliger karakter kunnen hebben dan ‘gewone’
persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over iemands politieke voorkeur, godsdienst en
gezondheidsrechtelijke gegevens.
Wat houdt de verwerking van persoonsgegevens in?
Alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen tot en met
vernietigen zijn verwerkingen. In ieder geval zijn verwerkingen: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren,
bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen,
samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Doeleinde gegevensverwerking
- Uitvoering van overeenkomst
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten voor onze
dienstverlening en het onderhouden van relaties die daaruit voortvloeien. Voor de diensten en tools die wij
verlenen voor onze Vitaliteitsprogramma’s; EnergyWorkshops, LiveLearnings, MyEP, EnergyScan,
EnergyConsultant, EnergyCoach, EnergyAcademy en EnergyBoosters (E-learnings), EnergyWalks, Interactief
Magazine, Recharge Station, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens van u om onze dienstverlening zo goed
mogelijk te kunnen uitvoeren. Wanneer niet alle persoonsgegevens die door ons worden gevraagd van u worden
verkregen kan dit ertoe leiden dat wij onze diensten niet aan u kunnen verlenen of niet optimaal aan u kunnen
verlenen.
Afhankelijk van de dienst die wij verlenen verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u: naam,
levensstijlgegevens (zijnde mogelijk bijzondere persoonsgegevens zoals slaap- en stressklachten, enkel op
groepsniveau, niet individueel herleidbaar), geslacht, profielfoto en de daarbij behorende correspondentie. Deze
persoonsgegevens gebruiken wij omdat deze noodzakelijk zijn om de dienst aan u te verlenen.
Wij bewaren deze gegevens gedurende de contractduur/ gedurende het coaching traject. Wij vernietigen uw
gegevens hierna, tenzij er een wettelijk plicht is om deze langer te bewaren of wij hiervoor en gerechtvaardigd
belang hebben. Dan bewaren wij de gegevens zolang als nodig respectievelijk om aan de wettelijk plicht te
voldoen. - Contactformulier website / MyEP app / contact via EnergyCoach / WhatsApp
Via ons contactformulier kunt u ons vragen stellen. Wij gebruiken hiervoor uw naam, telefoonnummer en emailadres. Zolang als nodig voor het volledig afwikkelen van uw vraag bewaren wij deze gegevens. Wanneer u
ons via deze kanalen (bijzondere) persoonsgegevens toestuurt, bijvoorbeeld als u een vraag stelt aan de
EnergyCoach, dan geeft u tevens akkoord voor het verwerken van deze persoonsgegevens. - Mailinglist
U kunt zich aanmelden voor onze mailinglist en toestemming gegeven voor het ontvangen van e-mails van ons.
Wij gebruiken hiervoor uw naam en e-mailadres. Na aanmelding ontvangt u van ons regelmatig een e-mail met
informatie op het gebied van nieuwe content die geplaatst is: aanbod workshops en trainingen, artikelen en
video’s, events en overige acties die er binnen de organisatie plaatsvinden met betrekking tot vitaliteit. Onderaan
de mailinglist vindt u een link waarmee u zich op ieder gewenst moment kunt afmelden voor de mailingslist door
op deze link te klikken. Wij bewaren uw gegevens totdat u zich afmeldt van onze mailingslist. E-mails verzonden
via onze mailingslist worden verzonden via Mailchimp. Deze dienst bewaart bepaalde persoonsgegevens van u.
Voor meer informatie over de betreffende persoonsgegevens die deze dienst van u bewaart en het privacy beleid
van Mailchimp verwijzen wij u naar de website van Mailchimp.
Bewaartermijnen persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden gedurende de contractduur met de werkgever bewaard en na afloop gewist.
Recht op inzage, wijziging en verzet
U kunt ons schriftelijk verzoeken om uw onderstaande rechten die u op grond van de AVG heeft uit te laten
voeren, tenzij wij een gerechtvaardigd belang hebben om dit niet te doen of tenzij dit niet mogelijk is op grond
van een wettelijke grondslag: - Recht om uw persoonsgegevens in te zien;
- Recht om uw persoonsgegevens te wijzigen indien deze onjuistheden bevatten;
- Recht om op te vragen wat wij met uw persoonsgegevens doen;
- Recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen
- Recht op dataportabiliteit (het recht uw persoonsgegevens te ontvangen en/ of door te laten zenden);
- Intrekken van toestemming;
- Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.
Zorg ervoor dat u duidelijk aangeeft wie u bent, zodat wij er zeker van zijn dat we geen gegevens van de
verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Zo nodig nemen wij contact met u op voordat we overgaan tot uw
verzoek en kunnen wij aanvullende informatie van u verlangen om uw identiteit vast te stellen.
Doorgifte aan derden
Wij verstrekken of verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden, zoals andere bedrijven of organisaties, tenzij
dit benodigd is voor de uitvoering van onze dienstverlening en tenzij wij hier krachtens de wet toe verplicht zijn.
De bedrijven waarvan het noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening kan zijn om gegevens aan te
verstrekken zijn: Mailchimp, SurveyMonkey, Simplicate, Canva, Exact online en Outlook en
Intractive/CityChallenge. Tevens kunnen wij gegevens verstrekken aan de benodigde EnergyCoach en/ of
EnergyConsultant of degene die de EnergyWorkshop of LiveLearning geeft. Voor de verstrekking van gegevens
aan Intractive/CityChallenge (softwarebedrijf) vragen wij nadrukkelijk toestemming aan u door middel van het
Toestemmingsformulier. - Verkrijging van derde
Wanneer persoonsgegevens van deze derden worden verkregen, of via deze derde worden verzameld, dan
neemt Employee Wellbeing Company BV dezelfde zorgvuldigheid in acht als ware zij zelf deze gegevens had
verkregen.
Websites derden
Onze website kan verwijzingen, bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, bevatten naar andere websites van
derden. Wij kunnen u niet garanderen dat deze derden zorgvuldig en op een veilige wijze met uw
persoonsgegevens omgaan. Wij verwijzen u naar de privacy voorwaarden van deze derden om te bezien hoe
deze partijen met uw persoonsgegevens omgaan. Deze kunnen sterk afwijken van de privacy en cookie
voorwaarden van Employee Wellbeing Company BV.
Privacy voorwaarden Employee Wellbeing Company BV – vervaardigd door: Ashton Cloak Juridisch Advies
3
Beveiliging
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang tot
of onbevoegde wijziging, bekendmaking, vernietiging of misbruik van uw gegevens. Hiervoor hebben wij
technische en organisatorische maatregelen genomen. Waaronder: toegangscontrole voor onze systemen en
fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, https-certificaat zodat de het dataverkeer via de website
versleuteld is, gehashte wachtwoorden, sessie time-out, als je de app of website een tijdje niet gebruikt word je
automatisch uitgelogd.
Klachten
Indien u een vraag of klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u altijd
contact met ons opnemen. Tevens heeft u op grond van de AVG de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij
de Autoriteit Persoonsgegevens tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Neemt u in dat geval contact
op met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Aansprakelijkheid
Mochten uw (bijzondere) persoonsgegevens ondanks inspanningen ter voorkoming hiervan door Employee
Wellbeing Company BV, worden verloren (waaronder ontvreemding en vernietiging), onrechtmatig en/of
onbevoegd worden verwerkt, bekendgemaakt etc. waardoor u mogelijk enige directe of indirecte schade lijdt,
dan sluiten wij bij deze aansprakelijkheid voor enige schade uit, tenzij de schade het gevolg is van opzet of aan
opzet grenzende roekeloosheid aan de kant van Employee Wellbeing Company’.
Gebruik van Cookies
Wat zijn cookies?
Employee Wellbeing Company BV maakt op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een klein
informatiebestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde
schijf van uw apparatuur zoals uw computer, tablet, mobiele telefoon of andere randapparatuur wordt
opgeslagen of uitgelezen.
De eerste keer dat u onze website bezoekt verschijnt een melding dat wij cookies gebruiken. U kunt aangeven
welke cookies u wilt laten plaatsen op uw computer. Als u onze dienst blijft gebruiken dan gaan wij ervan uit dat u
geen bezwaar heeft tegen onze cookies.
In- en uitschakelen van cookies
Indien u geen cookies wilt ontvangen kunt u de instellingen van uw browser aanpassen en het plaatsen van
cookies volledig blokkeren. Wel kan het zo zijn dat bepaalde delen van deze website dan niet meer (goed)
werken of trager zijn. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u
vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.
Functionele cookies
Wij maken gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk om onze website te kunnen gebruiken.
Daarnaast maken wij gebruik van first party cookies: deze worden door onze website zelf geplaatst en gebruikt
om deze website beter te laten functioneren. Mogelijk wordt gebruik gemaakt van third party cookies: deze
worden door andere (derde) partijen buiten ons om geplaatst op uw apparatuur.
Google Analytics
Daarnaast worden via onze website cookies geplaatst via Google als deel van de ‘Analytics’ dienst. Deze cookies
meten het gebruik van onze website. Met deze cookies kunnen wij bijvoorbeeld zien hoeveel bezoekers een
specifieke pagina op onze website bezoeken. De grondslag voor verwerking via Google Analytics is gebaseerd
op ons gerechtvaardigd belang. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw
systeem (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij
hebben Google Analytics privacy vriendelijk ingesteld. Meer informatie over deze diensten leest u in het privacy
beleid van Google.
Social media buttons
Op deze website zijn buttons geplaatst waarmee pagina’s kunnen worden gepromoot of gedeeld op onder meer
de volgende sociale netwerken: Facebook, Twitter en LinkedIn. Wanneer u op onze website een social media
Privacy voorwaarden Employee Wellbeing Company BV – vervaardigd door: Ashton Cloak Juridisch Advies
4
button aanklinkt, wordt bij u een social media cookie geplaatst. Deze cookies worden niet door Employee
Wellbeing Company BV geplaatst maar door de social media partijen zelf. Wij verwijzen u naar de privacy en
cookie verklaringen van deze social medianetwerken om te bezien hoe deze partijen met uw persoonsgegevens
omgaan en welke cookies kunnen worden geplaatst. Deze voorwaarden kunnen sterk afwijken van de privacy en
cookie voorwaarden van Employee Wellbeing Company BV.
Bewaartermijnen en verwijderen van cookies
Veel cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Na afloop hiervan verlopen de cookies automatisch. U kunt voor
het verlopen hiervan cookies ook handmatig verwijderen. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.
Wijzigingen privacy en cookie voorwaarden
Employee Wellbeing Company BV behoudt zich het recht voor om, zonder voorafgaande kennisgeving, op elk
moment wijzigingen in deze privacy en cookie voorwaarden aan te brengen.
Niet geldig
In het geval een of meerdere (gedeelte van) bepaling(en) van deze voorwaarden niet geldig zijn of ongeldig
worden verklaard, dan blijven de overige bepalingen volledig van toepassing en zal/ zullen de niet geldig of
ongeldig verklaarde bepaling(en) van deze voorwaarden worden vervangen door (een) nieuwe, rechtens
toelaatbare bepaling(en). Hierbij wordt zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke niet
geldig of ongeldig verklaarde bepaling(en) in acht genomen.
Toepasselijk recht
Op deze privacy en cookie voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien
uit of verband houden met deze voorwaarden zullen worden beslecht door de rechtbank te Utrecht.
Employee Wellbeing Company BV
KvK: 67343031
Deze privacy en cookie voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd op 1 maart 2021. Ashton Cloak Juridisch Advies
