Employee Wellbeing Company BV

Beste lezer,

Door middel van deze privacy – en cookie voorwaarden willen wij u goed informeren over ons privacy – en cookie beleid. 

Employee Wellbeing Company BV (de beheerder van energyplatform.nl en de web app) vindt het belangrijk dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt, alsmede met overige toepasselijke wet- en regelgeving. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. 

Als u vragen of opmerkingen heeft over ons privacy – en cookie beleid kunt u contact opnemen met Employee Wellbeing Company BV via: info@energyplatform.nl of per post: Herculesplein 207, 3584 AA, te Utrecht. 

Wat zijn persoonsgegevens?
Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie waarmee een natuurlijke persoon geïdentificeerd wordt (indirect persoonsgegeven) of identificeerbaar is (direct persoonsgegeven). Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum en telefoonnummer.

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die een gevoeliger karakter kunnen hebben dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid.

Wat houdt de verwerking van persoonsgegevens in?
Alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen zijn verwerkingen. In ieder geval zijn verwerkingen: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Employee Wellbeing Company BV is de verwerker met betrekking tot persoonsgegevens van deelnemers. Employee Wellbeing Company BV verwerkt uw gegevens namens, te weten op basis van opdracht, van (meestal) uw werkgever; de Verwerkingsverantwoordelijke.

Deelnemers: de personen die meedoen aan onze Vitaliteitsprogramma’s, Themaweken, losse programma’s en onderdelen van het Energyplatform, waaronder alle dienstverlening valt die Employee Wellbeing Company BV aanbiedt binnen een aangeboden programma.

Aangaan en uitvoering van overeenkomst
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten voor onze dienstverlening en het onderhouden van relaties die daaruit voortvloeien. 

Meedoen aan onze Vitaliteitsprogramma’s, Themaweken, losse programma’s, onderdelen en het Energyplatform.
Deelnemers kunnen meedoen aan onze Vitaliteitsprogramma’s en/ of Themaweken, losse programma’s en onderdelen die wij aanbieden en/ of activiteiten ondernemen op ons EnergyPlatform.

Afhankelijk van de onderdelen waartoe een deelnemer toegang heeft, kunnen verschillende soorten persoonsgegevens worden verzameld en opgeslagen. Employee Wellbeing Company BV gebruikt deze persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. Employee Wellbeing Company BV maakt vitaliteitsprogramma’s, die als doel hebben het bevorderen van de vitaliteit van de deelnemers. Hiervoor is het echter noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening dat wij een aantal persoonsgegevens verwerken. Daarvoor vragen wij u vooraf om toestemming in gevallen waarin toestemming is vereist, via de toestemmingsverklaring. 

Onderstaand een overzicht welke persoonsgegevens wij (noodzakelijk en mogelijk) van u verwerken

Persoonsgegevens die wij noodzakelijk van u verwerken om deel te kunnen nemen aan onze programma’s:

• Uw e-mailadres
• Uw IP-gegevens (tenzij u dit heeft afgeschermd) 
• In- en uitlogtijden
• Vanuit welke organisatie u deelneemt
• Statistieken op paginaniveau

Persoonsgegevens die wij mogelijk van u verwerken als u deelneemt aan onze programma’s:

• Uw gebruiksnaam (u kunt ervoor kiezen om een zelf gekozen naam in te vullen, of uw eigen naam)
• Profielfoto (indien u deze upload)

Wij kunnen mogelijk ook bijzondere persoonsgegevens (waaronder gezondheidsgegevens) van u verwerken, echter alleen in de volgende situaties:

• U verstrekt op eigen initiatief bijzondere persoonsgegevens aan een coach, via de Coach button
• U deelt op eigen initiatief bijzondere persoonsgegevens in een webinar 
• U verstrekt op eigen initiatief bijzondere persoonsgegevens aan Employee Wellbeing Company door deze via correspondentie aan ons te verstrekken

Bovenstaande bijzondere persoonsgegevens kunnen mogelijk ook de volgende vorm bevatten: bijlagen, beeld en audio. 

Groepsniveau

Van alle digitale gegevens wordt een geanonimiseerd evaluatierapport naar de werkgever verstuurd, waarin onder meer te lezen is wat het deelnemerspercentage is van een organisatie. Doel is om deze gegevens niet individueel herleidbaar te laten zijn, enkel op groepsniveau. Daarom wordt dit verslag alleen verzonden indien het initiële en daadwerkelijke aantal deelnemers van een bedrijf groot genoeg is om dit aan de werkgever te kunnen verstrekken. Employee Wellbeing Company gebruikt het deelnemerspercentage voor eigen gebruik op basis van haar gerechtvaardigd belang.

Contactformulier website/web app

Via ons contactformulier kunt u ons vragen stellen. Wij gebruiken hiervoor uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Zolang als nodig voor het volledig afwikkelen van uw vraag bewaren wij deze gegevens. Wanneer u ons via deze kanalen (bijzondere) persoonsgegevens toestuurt, dan geeft u tevens akkoord voor het verwerken van deze persoonsgegevens.

Mailinglijsten

Nieuwsbrief

U kunt zich via onze website aanmelden voor onze (algemene) mailinglijst en toestemming gegeven voor het ontvangen van e-mails van ons. Wij gebruiken hiervoor uw voor- en achternaam en e-mailadres. Na aanmelding ontvangt u regelmatig een e-mail met onder meer (achtergrond)informatie over vitaliteit, nieuws en aanbod. Deze e-mails worden verstuurd vanuit Hubspot. Voor meer informatie over de betreffende persoonsgegevens die deze dienst van u bewaart en het privacy beleid van Hubspot verwijzen wij u naar de website van Hubspot.

E-mails aan Deelnemers

Als deelnemer ontvangt u regelmatig een e-mail van ons waarmee u zich via de inschrijfknoppen kan inschrijven voor webinars, video’s, etc. Tevens bevatten deze e-mails programma inhoudelijke informatie op het gebied van nieuwe content die geplaatst is zoals: aanbod webinars en trainingen, artikelen en video’s, events en overige acties die er binnen de organisatie plaatsvinden met betrekking tot vitaliteit.

Onderaan de e-mails vindt u een link waarmee u zich op ieder gewenst moment kunt afmelden voor de mailinglijst door op deze link te klikken. Wij bewaren uw gegevens m.b.t. de Nieuwsbrief totdat u zich afmeldt van onze mailinglijst. E-mails verzonden via deze mailinglijsten worden verzonden via Mailchimp. Deze dienst bewaart bepaalde persoonsgegevens van u. Voor meer informatie over de betreffende persoonsgegevens die deze dienst van u bewaart en het privacy beleid van Mailchimp verwijzen wij u naar de website van Mailchimp.

Bewaartermijnen persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens van deelnemers gedurende de contractduur met uw werkgever (of via de organisatie die u laat deelnemen). Wij vernietigen uw persoonsgegevens hierna binnen een maand na afloop van de contractsduur, tenzij er een wettelijk plicht is om deze langer te bewaren, of indien wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben. Dan bewaren wij de gegevens zo lang als nodig respectievelijk om aan de wettelijke plicht te voldoen. U kunt ons altijd verzoeken om uw persoonsgegevens eerder te laten verwijderen. Neemt u hiervoor met ons contact op. 

Persoonsgegevens van de klant (werkgevers) worden bewaard zolang wij een gerechtvaardigd belang hiervoor hebben of zolang hiervoor een wettelijke plicht bestaat.

Recht op inzage, wijziging en verzet

U kunt ons schriftelijk verzoeken om uw onderstaande rechten die u op grond van de AVG heeft uit te laten voeren, tenzij wij een gerechtvaardigd belang hebben om dit niet te doen of tenzij dit niet mogelijk is op grond van een wettelijke grondslag:

• Recht om uw persoonsgegevens in te zien;
• Recht om uw persoonsgegevens te wijzigen indien deze onjuistheden bevatten;
• Recht om op te vragen wat wij met uw persoonsgegevens doen;
• Recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• Recht op dataportabiliteit (het recht uw persoonsgegevens te ontvangen en/ of door te laten zenden);
• Intrekken van toestemming;
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Zorg ervoor dat u duidelijk aangeeft wie u bent, zodat wij er zeker van zijn dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Zo nodig nemen wij contact met u op voordat we overgaan tot uw verzoek en kunnen wij aanvullende informatie van u verlangen om uw identiteit vast te stellen. 

Doorgifte aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, zoals andere bedrijven of organisaties, tenzij dit benodigd is voor de uitvoering van onze dienstverlening (de zogenoemde Subverwerkers) en/of tenzij wij hier krachtens de wet toe verplicht zijn.

Alle persoonsgegevens uit het EnergyPlatform en gestuurd aan Employee Wellbeing Company, worden opgeslagen in Nederland en de EU. 

Persoonsgegevens benodigd voor de e-mail aan Deelnemers, worden buiten de EER verwerkt (via Mailchimp). 

De bedrijven waarvan het noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening kan zijn om gegevens aan te verstrekken zijn: Mailchimp, SurveyMonkey, Simplicate, Microsoft Office, Exact online, Demio en Intractive/CityChallenge, Hubspot. Tevens kunnen wij gegevens verstrekken aan de benodigde coach en/of Projectmanager of degene die de Webinar of Training (Live Learning) geeft. Verkregen en/of verzamelde (Persoons)gegevens kunnen via derden ook buiten de EER worden verwerkt.

Verkrijging van derde
Wanneer persoonsgegevens van deze derden worden verkregen, of via deze derde worden verzameld, dan neemt Employee Wellbeing Company BV dezelfde zorgvuldigheid in acht als ware zij zelf deze gegevens had verkregen.

Websites derden
Onze website kan verwijzingen, bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, bevatten naar andere websites van derden. Wij kunnen u niet garanderen dat deze derden zorgvuldig en op een veilige wijze met uw persoonsgegevens omgaan. Wij verwijzen u naar de privacy voorwaarden van deze derden om te bezien hoe deze partijen met uw persoonsgegevens omgaan. Deze kunnen sterk afwijken van de privacy – en cookie voorwaarden van Employee Wellbeing Company BV.

Beveiliging
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang tot of onbevoegde wijziging, bekendmaking, vernietiging of misbruik van uw gegevens. Hiervoor hebben wij technische en organisatorische maatregelen genomen, waaronder: toegangscontrole voor onze systemen en fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, https-certificaat zodat de het dataverkeer via de website versleuteld is en gehashte wachtwoorden.

Klachten
Indien u een vraag of klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Tevens heeft u op grond van de AVG de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Neemt u in dat geval contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aansprakelijkheid
Mochten uw (bijzondere) persoonsgegevens ondanks inspanningen ter voorkoming hiervan door Employee Wellbeing Company BV, worden verloren (waaronder ontvreemding en vernietiging), onrechtmatig en/of onbevoegd worden verwerkt, bekendgemaakt etc. waardoor u mogelijk enige directe of indirecte schade lijdt, dan sluiten wij bij deze aansprakelijkheid voor enige schade uit, tenzij de schade het gevolg is van opzet of aan opzet grenzende roekeloosheid aan de kant van Employee Wellbeing Company BV. 

Wat zijn cookies?
Employee Wellbeing Company BV maakt op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een klein informatiebestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw apparatuur zoals uw computer, tablet, mobiele telefoon of andere randapparatuur wordt opgeslagen of uitgelezen. 

De eerste keer dat u onze website bezoekt verschijnt een melding dat wij cookies gebruiken. U kunt aangeven welke cookies u wilt laten plaatsen op uw computer. Als u onze dienst blijft gebruiken dan gaan wij ervan uit dat u geen bezwaar heeft tegen onze cookies.

In- en uitschakelen van cookies
Indien u geen cookies wilt ontvangen kunt u de instellingen van uw browser aanpassen en het plaatsen van cookies volledig blokkeren. Wel kan het zo zijn dat bepaalde delen van deze website dan niet meer (goed) werken of trager zijn. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser. 

Functionele cookies
Wij maken gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk om onze website te kunnen gebruiken. Daarnaast maken wij gebruik van first party cookies: deze worden door onze website zelf geplaatst en gebruikt om deze website beter te laten functioneren. Mogelijk wordt gebruik gemaakt van third party cookies: deze worden door andere (derde) partijen buiten ons om geplaatst op uw apparatuur en hebben te maken met de uitvoering van onze programma’s.

Google Analytics
Daarnaast worden via onze website cookies geplaatst via Google als deel van de ‘Analytics’ dienst. Deze cookies meten het gebruik van onze website. Met deze cookies kunnen wij bijvoorbeeld zien hoeveel bezoekers een specifieke pagina op onze website bezoeken. De grondslag voor verwerking via Google Analytics is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. De aldus verkregen informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Europese Unie. Wij hebben Google Analytics privacy vriendelijk ingesteld. Voor verkeer in de EU worden IP-adresgegevens alleen gebruikt om geolocatiegegevens af te leiden voordat deze gegevens onmiddellijk worden verwijderd. De gegevens worden niet opgeslagen, zijn niet toegankelijk en worden niet gebruikt voor andere toepassingen. Meer informatie over deze diensten leest u in het privacy beleid van Google.

Bewaartermijnen en verwijderen van cookies
Veel cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Na afloop hiervan verlopen de cookies automatisch. U kunt voor het verlopen hiervan cookies ook handmatig verwijderen. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser. 

Wijzigingen privacy en cookie voorwaarden
Employee Wellbeing Company BV behoudt zich het recht voor om, zonder voorafgaande kennisgeving, op elk moment wijzigingen in deze privacy – en cookie voorwaarden aan te brengen. In het geval dat wij wijzigingen aanbrengen in deze privacy – en cookie voorwaarden, is de herziene versie van toepassing vanaf de datum van deze aanpassing.

Niet geldig
In het geval een of meerdere (gedeelte van) bepaling(en) van deze voorwaarden niet geldig zijn of ongeldig worden verklaard, dan blijven de overige bepalingen volledig van toepassing en zal/ zullen de niet geldig of ongeldig verklaarde bepaling(en) van deze voorwaarden worden vervangen door (een) nieuwe, rechtens toelaatbare bepaling(en). Hierbij wordt zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke niet geldig of ongeldig verklaarde bepaling(en) in acht genomen. 

Toepasselijk recht
Op deze privacy – en cookie voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze voorwaarden zullen worden beslecht door de rechtbank te Utrecht.

Employee Wellbeing Company BV 

KvK: 67343031

Deze privacy – en cookie voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd maart 2024. Vervaardigd door Ashton Cloak Juridisch Advies.